Днес дигитализацията в бизнес света продължава с голяма скорост. Трябва да се отбележи, че счетоводните и финансовите процеси станаха много по-лесни благодарение на дигитализацията. Едно от най-важните удобства на дигиталната трансформация е системата за e-фактура. Особено с Key Online системата за e-фактура става много по-изгодна за предприятията. Преди да разгледаме тези предимства, нека обясним какво е e-фактура и какви са разликите между нея и хартиената фактура.
Дигиталната фактура, която може да бъде издадена онлайн, изпратена онлайн и съхранявана онлайн, се нарича e-фактура. От правна гледна точка хартиената фактура и e-фактурата имат еднаква валидност. Причината е, че e-фактурата е призната от турския Данъчен процесуален закон. Тъй като се създава в електронна среда, тя може да бъде изпращана чрез интернет до физически лица, институции и организации. В същото време e-фактурата може да се съхранява в дигитална среда и да бъде достъпна при необходимост.
Междувременно трябва да отбележим, че системата за e-фактура в Турция се управлява чрез платформа на Приходната администрация, известна като GİB. Тя е напълно законна и всички предприятия, които желаят, могат да изберат да издават e-фактури, както могат да извършват фактуриране и чрез хартиени фактури. Разбира се, за да има правна валидност, e-фактурата трябва да бъде изготвена според определени стандарти. Освен това тя трябва да бъде изпратена към системата на GİB и след като системата одобри фактурата, тя може да бъде предадена на крайния получател.
Като цяло можем да обобщим тези разлики в няколко точки.
E-фактурата се изготвя и изпраща в дигитална среда. За хартиените фактури е необходим печатен екземпляр.
Процесът на доставяне на фактурата е много по-лесен при e-фактурата, защото тя може да бъде изпратена по имейл. Хартиената фактура обаче трябва да бъде изпратена по поща или с куриер.
E-фактурата е много по-икономична. За хартиена фактура са необходими разходи за принтер, хартия, плик и пощенска услуга.
Съхраняването на хартиени фактури е по-трудно и при проверка или когато трябва да се разгледа дадена фактура, достъпът до нея отнема време. E-фактурата, съхранявана в дигитална среда, премахва тези проблеми.
Като цяло можем да обобщим етапите на процеса по e-фактура по следния начин:
Предприятията, които използват e-фактура, трябва да се регистрират в GİB. С регистрацията се получават дигиталните сертификати, необходими за достъп до системата за e-фактура. Сертификатът позволява на предприятието да подпише фактурата по сигурен и правно валиден начин.
E-фактурата се изготвя в дигитална среда в определения формат. Така както GİB, така и получателят на фактурата могат да я отворят отново в дигитална среда.
Създадената фактура се изпраща към GİB чрез системата и след като бъде одобрена от GİB, може да бъде предадена на получателя.
Подобно на хартиените фактури, e-фактурата също трябва да се съхранява съгласно закона. Обикновено този срок е около 10 години и фактурите могат да се съхраняват в дигитална среда.
През последните години предприятията преминават към e-фактура с голяма скорост. Основната причина за това е, че използването на e-фактура е по-изгодно за предприятията в много отношения. Като примери за тези предимства можем да посочим следното:
E-фактурата спестява време, защото както подготовката, така и изпращането ѝ се извършват за много по-кратко време.
Цената на e-фактурата е много по-ниска. Разходите за печат и доставка до получателя отпадат.
E-фактурата е съобразена със законовите задължения и нормативната уредба, а също така улеснява процесите по проверка. Причината е, че при нужда всяка архивирана фактура може да бъде достъпена много по-лесно.
Проследяването на e-фактурите може да се извършва много по-лесно.
За тези, които искат да преминат към e-фактура, насочването първо към Key Online ще им позволи да се запознаят с важни удобства. Key Online е облачно базирана платформа за решения, разработена за улесняване на счетоводните, финансовите и e-фактурните процеси на предприятията. С програмата за предварително счетоводство Key Online процеси като създаване, одобряване и архивиране на e-фактури, e-товарителници и други дигитални документи могат да се извършват и управляват лесно. Освен това управлението на всички тези процеси само през една платформа само по себе си представлява голямо удобство.
Разгледайте веднага какви предимства се получават с e-фактурата на Key Online!
Възможно е всички счетоводни и e-документни процеси да се управляват през един панел. E-фактурите могат да се подготвят и изпращат бързо и лесно.
Може да се извършва автоматично фактуриране, защото Key Online е програма, която предлага и възможност за интеграция с електронна търговия. Така поръчките могат да бъдат прехвърляни към счетоводната система.
Key Online създава, одобрява и съхранява сигурно вашите e-фактури в съответствие със стандартите на GİB. При необходимост е възможно лесно да се достигне до фактурите.
