Проследяването на персонала е една от най-важните управленски области, която повишава оперативната ефективност на компаниите и прави процесите по човешки ресурси по-контролируеми. Днес бизнесите се насочват към дигитални решения, които им позволяват да управляват процесите, свързани с персонала, чрез централизирана система.
Разбира се, модерното проследяване на персонала не означава само контрол на часовете на влизане и излизане. Измерването на представянето на служителите, проследяването на задачите, управлението на присъствените записи, ускоряването на процесите по одобрение и укрепването на вътрешната комуникация също са важни части от този процес. Именно тук се включва Key Online и благодарение на своите интегрирани модули позволява всички тези процеси да се управляват през една единствена платформа.
Ръчните методи за проследяване означават загуба на време и объркване на данните в компаниите. Процеси, извършвани чрез Excel таблици, имейл вериги или различни платформи, могат да причинят комуникационни проблеми и да увеличат риска от грешки. Дигиталните системи за човешки ресурси, от друга страна, събират всички данни за служителите в централизирана структура. Така мениджърите могат бързо да достигат до необходимата им информация, а служителите могат по-лесно да следят своите процеси. Key Online Human Resources Program не оставя управлението на персонала само на ниво водене на записи; той дигитализира също комуникацията, представянето и оперативното управление.
Професионалното проследяване на персонала изисква няколко процеса да се управляват заедно. В модерните системи оперативните процеси, свързани със служителите, могат да се проследяват през един единствен панел.
Чрез управление на присъствието часовете на влизане и излизане на служителите, информацията за смените, записите за извънреден труд и отсъствията трябва да се проследяват редовно. Благодарение на процесите за присъствие, извършвани чрез Key Online, екипите по човешки ресурси могат да управляват данните на служителите централизирано.
Особено в предприятия със служители на смени дигиталното проследяване на присъствието осигурява голямо предимство. Възможността актуалните записи да се виждат през системата допринася за по-бързото изготвяне на отчети.
Процесите за отпуск на персонала са една от областите, в които вътрешната комуникация е най-интензивна. При ръчно управлявани процеси за отпуск могат да възникнат липсваща информация, забавени отговори или прекъсвания в комуникацията. Благодарение на модула Approval Workflow Management на Key Online, заявките за отпуск се изпращат дигитално до съответните мениджъри. Тъй като целият процес се проследява през системата, етапите на одобрение напредват по-бързо.
Оборудването, предоставено на служителите в компаниите, трябва да се проследява редовно. Воденето на записи за компютри, телефони, офис оборудване или други фирмени активи е важно от гледна точка на оперативния контрол. Благодарение на процесите за проследяване на поверени активи, които могат да се извършват в Key Online Human Resources Program, лесно може да се види кое оборудване на кой служител е предоставено.
В модерното управление на персонала компаниите трябва редовно да анализират и развитието на служителите. Затова процесите, свързани с представянето, са сред важните части на управлението на човешките ресурси. Благодарение на модула Key Online Personnel Performance Management могат да се определят цели за служителите, да се проследяват критерии за представяне и процесите на обратна връзка да станат систематични.
В традиционните системи за оценка на представянето служителите най-често се оценяват само от своите мениджъри. В модерните процеси по човешки ресурси обаче се предпочитат по-обхватни методи за анализ. Благодарение на подхода за 360-градусова оценка, представянето на служителя може да се оценява чрез мениджъри, колеги от екипа и работни процеси, извършвани с различни отдели.
Редовното протичане на ежедневните работни процеси е от голямо значение за продуктивността на служителите. Благодарение на Key Online Business Tracking Program, възлагането на задачи, управлението на процеси и комуникацията в екипа могат да се извършват през една платформа. Така мениджърите могат да проследяват работните процеси по-контролирано, а служителите могат моментално да виждат статуса на своите задачи.
С модула Key Online Data Modeling данните, получени от процесите по човешки ресурси, могат да бъдат отчитани. Процентите на отсъствия, анализите на представянето, натовареността на смените и много други данни, свързани с процесите на персонала, могат да бъдат разглеждани подробно. Това помага на мениджърите да вземат по-стратегически решения. Освен това, благодарение на модула Digital Archive Management, документи, записи и отчети могат да се съхраняват сигурно.
